Bostadsrättsföreningen Skruven 2 behandlar personuppgifter om medlemmar från och med att någon söker medlemskap i föreningen och tiden som medlem. Även efter tiden i föreningen kommer personuppgifter att finnas kvar i föreningens register. Det är ett lagkrav i exempelvis bostadsrättslagen och bokföringslagen. Till personuppgifter räknas all slags information som kan kopplas till en person, till exempel namn, personnummer, kontaktuppgifter och lägenhetsnummer. Integritet är viktigt för föreningen och därför finns denna personuppgiftspolicy, som visar hur information om våra medlemmar ska hanteras och skyddas. Denna policy sparas i styrelsens Dropbox samt till våra medlemmar på föreningens hemsida http://www.skruven2.se.
Personunuppgiftsansvarig
Bostadsrättsföreningen Skruven 2 Org nr 769603-7618 är personuppgiftsansvarig för den behandling av personuppgifter som föreningen själv utför eller som föreningen anlitar någon annan att utföra. Det kan exempelvis innefatta teknisk och ekonomisk förvaltning. Sådana utlämnanden förekommer regelbundet.
Om en medlem vill veta mer om behandlingen av personuppgifter eller vill utöva sina rättigheter enligt dataskyddslagstiftningen kan du kontakta styrelsen på följande sätt:
Epost: styrelsen@skruven2.se
Kontaktperson: Riitta Pulkkinen
Medlemsansökan
När någon söker medlemskap i föreningen behöver föreningen kontrollera att personen kan betala föreningens månadsavgift och gör därför en personupplysning. Informationen i personupplysningen sparas fram till att styrelsen sammanträder för att besluta om medlemskapet ska beviljas eller inte.
Medlemmar
Under tiden som medlem i föreningen finns en skyldighet enligt bostadsrättslagen att föra medlemsförteckning och lägenhetsförteckning. Det är en rättslig förpliktelse.
Medlemsförteckningen ska innehålla uppgift om:
- Varje medlems namn och postadress,
- Tidpunkten för medlemmens inträde i föreningen,
- Den bostadsrätt som medlemmen har.
Medlemsförteckningen hålls tillgänglig för den som vill ta del av den. Däremot innebär det inte att föreningen måste lämna ifrån sig den eller skapa kopior för ett utlämnande.
Lägenhetsförteckningen ska innehålla uppgift om:
- Lägenhetsbeteckning, belägenhet, rumsantal och övriga utrymmen.
- Dagen för Bolagsverkets registrering av den ekonomiska plan som ligger till grund för upplåtelsen.
- Bostadsrättshavarens namn.
- Insatsen för bostadsrätten.
Även pantsättningar noteras i lägenhetsförteckningen.
Det är enbart medlemmar som har rätt till utdrag ur lägenhetsförteckningen avseende den egna bostadsrätten.
Föreningen kan komma att notera annan information om medlemmar i andra sammanhang. Närvaro på styrelsemöten och årsstämma noteras för att det ska vara möjligt att i efterhand kontrollera hur beslut har fattats. Om det inkommer klagomål, störningsanmälningar, felanmälningar, synpunkter, motioner eller liknande kommer föreningen också att behöva registrera personuppgifter. Denna hantering av personuppgifter gör föreningen med stöd av ett berättigat intresse för att kunna hantera det praktiska arbetet med föreningens angelägenheter. Styrelsen har dock som mål att inte registrera mer information än absolut nödvändigt samt att skydda den på lämpligt sätt.
Samtycke
I vissa fall behöver föreningen personligt samtycke för att behandla personuppgifter. Det gäller exempelvis om föreningen behöver behandla hälsouppgifter, publicera fotografier från någon föreningsaktivitet, notera andra kontaktuppgifter till en medlem utöver adress eller lämna ut personuppgifter för andras marknadsföring (erbjudanden från banker, försäkringsbolag, eldistributörer, hantverkare och så vidare).
Samtycke är och ska vara frivilligt och kommer i sådana fall inhämtas på en särskild blankett. En medlem kan när som helst återkalla sitt samtycke.
Rutiner
Medlemsförteckningen ska sparas så länge föreningen består och sju år därefter. Det samma gäller lägenhetsförteckningen. Om medlem avyttrar en lägenhet ska det anges i medlemsförteckningen och personuppgifterna ska sparas i sju år innan de raderas. Protokoll från styrelsens sammanträden samt stämmoprotokoll bevaras så länge föreningen består.
Bokföringslagen anger att bokföringsmaterial ska bevaras i sju år plus innevarande år. Det avser exempelvis betalningshistorik gällande avgifter.
När det gäller övrig dokumentation i exempelvis störningsärenden eller annan kommunikation mellan föreningen och medlemmarna, en leverantör eller kommunen och banken med mera avgör föreningen från fall till fall hur länge informationen behöver bevaras.
När en medlem har beviljats utträde ur föreningen och om det finns obetalda avgifter eller andra fordringar kan det finnas anledning för föreningen att behålla uppgifterna eftersom det annars kan påverka föreningens möjlighet tillvarata rättsliga anspråk. Om en bostadsrätt blivit förverkad kommer dokumentation i ärendet att finnas kvar i exempelvis styrelseprotokoll och i anmälningar till socialtjänsten. Det är för att föreningen ska kunna tillvarata rättsligt anspråk.
Rättigheter
En person har rätt att få veta vilka personuppgifter som föreningen hanterar om sig själv och kan därför begära ett så kallat registerutdrag. Man har även rätt att kräva att felaktiga eller missvisande personuppgifter rättas och att användningen av dem begränsas. I vissa fall kan man ha rätt att få sina personuppgifter raderade eller överförda till andra organisationer (så kallad dataportabilitet). Vill någon åberopa en sådan rättighet ska styrelsen kontaktas.
SKRUVEN 2 